Travailler avec des documents
Joignez des fichiers au projet, demandez une analyse et téléchargez les documents créés.
Joindre un fichier à une demande
Utilisez le bouton de pièce jointe dans la conversation du projet pour ajouter un PDF, un document Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), un CSV, du texte, du Markdown ou du JSON. Vous pouvez joindre cinq documents par message, avec une limite de 20 Mio par document. Les images ont leur propre parcours et leur propre limite. Attendez que la pièce jointe soit prête avant d’envoyer la demande.
Précisez ce que l’assistant doit faire : extraire les décisions, comparer des lignes, résumer un rapport ou préparer un nouveau document. Un fichier joint dans MaShop ne nécessite pas de connexion à un service de documents externe. Lire un fichier dans un autre compte demande toujours la connexion et les autorisations de ce service.
Demander un résultat utilisable
Indiquez le format attendu, la langue et le contenu. Par exemple : « Lis ce compte rendu. Crée un document Word avec les décisions, les responsables et les prochaines étapes. Signale les responsables manquants sans les inventer. Ne l’envoie pas par email. » L’assistant peut préparer des PDF, des fichiers Word, Excel et PowerPoint, ou modifier et convertir des documents existants compatibles.
Pour un tableur, décrivez les feuilles, les noms de colonnes et les calculs. Pour une présentation, précisez le public, l’objectif et le contenu des diapositives. Cette version ne prend pas en charge les images et ressources externes dans les documents générés ; ce parcours ne permet donc pas de préparer une présentation composée de photos.
Suivre l’état du document
- Lisez la réponse de l’assistant et l’état du fichier dans la conversation. Un document en préparation n’est pas encore un fichier terminé à télécharger.
- Laissez la tâche se terminer en arrière-plan. Fermer la conversation n’annule pas ce traitement ; revenez dans le même projet pour consulter son état.
- Lorsque le fichier est prêt, cliquez sur son nom pour le télécharger. Ouvrez le document et vérifiez le contenu, les chiffres et la mise en forme.
- Si le traitement échoue, lisez l’erreur indiquée. Vérifiez le fichier source et corrigez la demande avant de réessayer ; ne soumettez pas plusieurs fois le même travail pendant sa préparation.
Connaître les limites de lecture
Le texte extrait d’un fichier peut être tronqué. Demandez à l’assistant d’examiner une section ou une plage précise pour un long document, puis contrôlez les totaux importants dans l’original. Un PDF scanné sans texte intégré peut ne pas être lisible ; fournissez plutôt une version dont le texte peut être sélectionné.
Les documents appartiennent à leur projet et utilisent un stockage privé avec des téléchargements authentifiés. Les droits du projet restent importants : joignez seulement les informations que ses personnes autorisées peuvent consulter. Créer un document ne l’envoie pas par email, WhatsApp ou à un autre compte. Demandez cet envoi séparément et vérifiez l’autorisation correspondante.